Trello est un outil puissant qui peut fonctionner comme une liste personnelle de choses à faire ou comme un puissant système de gestion de projet pour coordonner et assigner des tâches à chacun dans votre entreprise. Il peut faciliter l’organisation de vos projets, mais ça peut prendre un peu de temps pour le maîtriser. Pas de panique, nous sommes là pour vous expliquer comment l’utiliser.

Trello s’inspire en gros du système de gestion de projet Kanban, qui utilise des listes et des cartes pour organiser vos tâches en un flux de travail cohérent. Dans le Kanban, chaque liste est une phase de votre workflow et les tâches se déplacent de gauche à droite dans les listes au fur et à mesure de leur progression à chaque étape.

Bien sûr, vous pouvez utiliser Trello comme bon vous semble. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour organiser vos tâches dans la maison en fonction des différentes pièces, trier des recettes en fonction de leur contenu ou encore gérer tous les éléments d’une campagne Donjons & Dragons. Il n’y a pratiquement aucune limite à ce que vous pouvez faire avec Trello.

Dans ce guide, nous passerons en revue les termes spécifiques à Trello et vous montrerons ensuite comment utiliser chacune des fonctionnalités de base de l’application.

Glossaire des termes de Trello

Dans la plupart des cas, Trello utilise des termes courants que vous retrouverez sur n’importe quel autre suite de productivité. Mais il y a quelques termes que nous allons définir et expliquer avant de nous lancer.

• Kanban : Le Kanban est un système de gestion de projet inventé par l’ingénieur Toyota Taiichi Ohno. Dans le Kanban, chaque liste est une phase de production. Une version simplifiée pourrait être une liste de choses à faire, en cours et terminé. Toutefois, vous pouvez le personnaliser pour n’importe quel workflow. Par exemple, si vous produisez une vidéo, vous pourriez avoir des listes de recherche, d’écriture, de tournage et de montage pour chaque vidéo d’une série à parcourir. Vous pouvez rendre vos tableaux aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Trello n’a pas besoin d’une approche de type Kanban – vous pouvez utiliser l’application pour des listes simples et sans rapport si vous préférez – mais Trello se prête très bien au système Kanban, donc cela vaut la peine d’y réfléchir.
• Tableaux : Trello organise tous vos projets en groupes séparés appelés tableaux. Chaque tableaux peut contenir plusieurs listes, chacune d’elles ayant un ensemble de tâches. Par exemple, vous pourriez avoir un tableau pour les livres que vous voulez lire et que vous lisez, ou un tableau pour gérer le contenu que vous prévoyez pour un blog. Vous pouvez voir plusieurs listes au sein d’un même tableaux, mais vous ne pouvez voir qu’un seul tableaux à la fois. Il est le plus logique de créer de nouveaux tableaux pour des projets distincts.
• Listes : Dans un tableau, vous pouvez créer un nombre illimité de listes que vous pouvez remplir avec des cartes pour des tâches spécifiques. Par exemple, vous pourriez avoir un tableau pour créer un site Web, avec des listes séparées pour la conception de chaque page. Vous pouvez également utiliser des listes pour organiser les tâches par personne, en fonction de l’affectation. Ou encore, les listes peuvent fonctionner comme des phases d’un système Kanban. Les tâches sur lesquelles vous travaillez se déplacent de gauche à droite d’une liste à l’autre au fur et à mesure que les éléments d’un projet progressent dans le pipeline.
• Cartes : Les cartes sont des articles individuels sur une liste. Celles-ci doivent être précises et représenter un objectif réalisable. Vous pouvez ajouter la description d’une tâche, la commenter et en discuter avec d’autres utilisateurs, ou l’attribuer à un membre de votre équipe. Si c’est une tâche complexe, vous pouvez même ajouter une checklist des sous-tâches ou joindre des fichiers à la carte.
• Équipes : Dans Trello, vous pouvez créer des groupes de personnes appelées Équipes que vous pouvez affecter à des tableaux. Ceci est utile dans les grandes organisations où il y a de petits groupes de personnes qui ont besoin d’avoir accès à certaines listes ou cartes. Créez une équipe de quelques personnes, et vous pourrez ensuite ajouter cette équipe à un tableau en quelques clics.
• Power-Ups : Dans le lexique de Trello, les add-ons sont appelés Power-Ups. Avec le plan gratuit, vous pouvez ajouter un Power-Up par carte, mais le plan Business (9,99 $/utilisateur/mois) supprime cette limite. Les Power-Ups peuvent ajouter des fonctionnalités utiles comme une vue calendrier pour voir quand vos cartes sont dues, l’intégration avec Slack, ou la connexion à Zapier pour automatiser vos tâches.

Avec tout cela à l’esprit, passons en revue quelques-unes des tâches de base dont vous allez avoir besoin pour bien commencer. Dans cet article, nous nous concentrerons sur la version web de Trello, mais les étapes sont similaires sur les autres plateformes.

Comment utiliser Trello

• Créer un nouveau tableau et ajouter des membres à l’équipe
• Créez vos listes
• Ajoutez des cartes à vos listes
• Attribuer des cartes et leur donner des dates d’échéance
• Ajouter des étiquettes à vos cartes
• Recherchez vos cartes à l’aide de raccourcis
• Visualisez vos tâches sur un calendrier (ou utilisez d’autres Power-Ups)

Comment créer un tableau sur Trello

Rien ne se passe sur Trello si ce n’est sur un tableau. Donc pour commencer, vous devrez en faire un. Ouvrez Trello dans votre navigateur Web et créez un compte ou connectez-vous avec votre compte Google.

Pour créer un tableau, suivez ces étapes :

1. Sous Tableaux personnels, cliquez sur la case Créer un nouveau tableau….
2. Donnez un titre au tableau. Vous pouvez également choisir ici une couleur ou un motif de fond que vous pourrez modifier ultérieurement.
3. Si vous avez plusieurs équipes, sélectionnez l’équipe à laquelle vous voulez donner accès au forum.

Votre nouveau tableau apparaîtra maintenant sur votre page d’accueil Trello avec tous les autres. Ils seront triés par équipes si vous faites partie de plusieurs équipes sur le même compte.

Si vous n’avez pas déjà une équipe en place, vous pouvez ajouter des membres à votre tableau. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le tableau depuis votre page d’accueil Trello. En haut du
   tableau, à gauche de la page, cliquez sur le bouton Inviter.
2. Trouvez les utilisateurs en entrant leur adresse e-mail ou leur nom d’utilisateur Trello. Vous pouvez également créer un lien partageable à envoyer à quelqu’un si vous ne connaissez aucune de ces informations.
3. Une fois que vous avez entré tous les noms des membres que vous voulez ajouter, cliquez sur Envoyer une invitation.

Avec les membres de votre tableau, vous serez en mesure d’assigner des tâches et d’avoir des conversations dans les fils de commentaires des cartes.

Comment créer des listes sur Trello

Maintenant que vous avez mis en place vos tableau et que vous avez ajouté des membres à votre équipe, vous devez commencer à organiser vos tâches. Les listes vous donnent beaucoup de flexibilité pour organiser vos tâches. Par exemple, vous pouvez avoir trois listes : À faire, en cours et terminé. Ou encore, vous pourriez avoir une liste pour chaque membre de votre équipe afin de voir quelles tâches chaque personne a dans son assiette. La création d’une liste est simple :

1. Ouvrez le tableau où vous voulez créer une nouvelle liste. A droite de vos listes (ou sous le nom du tableau si vous n’avez pas encore de listes), cliquez sur Ajouter une liste.
2. Donnez un nom à votre liste et cliquez sur Ajouter une liste.
3. Au bas de vos listes, vous aurez maintenant un bouton pour ajouter des cartes.

Comment créer des cartes sur Trello

Ensuite, vous devrez ajouter quelques cartes à votre liste. Vous avez beaucoup d’options sur les cartes, alors on va juste couvrir les bases.

1. En bas de votre liste, cliquez sur Ajouter une carte.
2. Entrez un titre pour la carte.
3. Cliquez sur Ajouter une carte.

Lorsque vous cliquez sur une carte, vous pouvez ajouter une description ou des commentaires que tous les membres de votre équipe peuvent voir.

Vous pouvez également ajouter une checklist, des étiquettes et des pièces jointes à partir de cet écran. Il vaut la peine d’explorer ce que les cartes peuvent faire pour organiser les tâches de vos projets.

Comment assigner des cartes sur Trello et leur donner des dates d’échéance

Les cartes Trello ont beaucoup de « caractéristiques », mais deux des plus utiles sont l’ajout de membres et les dates d’échéance ou dates limites. Si vous travaillez avec une équipe, vous souhaitez savoir qui travaille sur quelle tâche ou vous assurer que les personnes concernées sont informées des mises à jour. Même si vous utilisez Trello seul, les dates d’échéance peuvent vous aider à savoir quand les choses doivent être faites.

Trello n’utilise pas le terme « assignation » au sens traditionnel, mais vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs – appelés membres – à une carte donnée. Si vous n’affectez qu’une seule personne à une carte, il s’agit d’un raccourci utile pour la personne à qui une tâche a été affectée. Cela ne fonctionne vraiment que si vous vous en tenez à un membre par carte. Cependant, vous pouvez ajouter plusieurs membres à une carte pour que tout le monde reçoive des mises à jour sur une tâche spécifique. Tous les membres d’une carte recevront alors une notification lorsqu’une personne commente une carte, qu’une date d’échéance approche, qu’une carte est déplacée ou archivée, ou que des pièces jointes sont ajoutées à une carte.

Pour ajouter quelqu’un à une carte, procédez comme suit :

1. Cliquez sur la carte à laquelle vous voulez assigner des utilisateurs.
2. Sur le côté droit de la carte, cliquez sur le bouton Membres.
3. Recherchez les utilisateurs de votre équipe et cliquez sur chacun d’eux pour les ajouter.

Vous pourrez voir l’icône de profil de toutes les personnes que vous avez ajouté à une carte directement dans la liste, ce qui est un raccourci pratique pour voir qui fait quoi. Ensuite, vous voudrez ajouter des dates d’échéance pour garder tout le monde sur la bonne voie. Pour ajouter une date d’échéance, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur la carte à laquelle vous souhaitez ajouter une date d’échéance.
2. Sur le côté droit de la carte, cliquez sur Date limite.
3. Sélectionnez une date d’échéance dans l’outil Calendrier, ajoutez une heure et cliquez sur Enregistrer.

Tout comme les membres détenteurs d’une carte, les dates d’échéance apparaîtront sur les cartes de vos listes. Les dates d’échéance à moins de 24 heures du terme recevront une étiquette jaune pratique pour que vous ne la manquiez pas. Les cartes en retard de paiement s’affichent en rouge.

Comment ajouter des étiquettes aux cartes sur Trello

Les cartes grises sur des listes grises légèrement plus foncées peuvent créer une sorte de désordre visuel. Mais Trello vous permet d’ajouter des étiquettes de couleur aux cartes, ce qui peut vous aider à identifier le type de tâche d’une carte, ou à quel groupe elle appartient, même lorsque vous la déplacez d’une liste à une autre. Vous pouvez donner à chaque étiquette une couleur, un nom ou les deux.

Pour ajouter des étiquettes à une carte, procédez comme suit :

1. Cliquez sur la carte à laquelle vous voulez ajouter une étiquette.
2. Dans la partie droite, cliquez sur Étiquettes.
3. Sélectionnez une étiquette dans votre liste d’étiquettes disponibles. Par défaut, cela inclura plusieurs couleurs pré-choisies. Cliquez sur l’icône d’édition à côté d’une étiquette pour ajouter un titre, si vous préférez.

Une fois que vous avez ajouté des étiquettes à vos cartes, vous verrez un petit trait de couleur sur la carte lorsque vous regarderez vos listes. D’un coup d’œil cela sera bien plus lisible.

Vous pouvez même ajouter plusieurs étiquettes sur une même carte. Par défaut, vous ne verrez que les couleurs de chaque étiquette, mais si vous cliquez sur les étiquettes, vous pourrez également voir les titres de ces étiquettes.

Comment faire une recherche sur Trello avec les raccourcis clavier

Pour un petit tableau personnel, il peut être relativement facile de tout voir d’un coup d’œil, mais si vos listes s’allongent – et surtout quand vous êtes sur un grand projet d’équipe – vous allez devoir commencer à chercher. Pour cela, il existe un certain nombre de raccourcis clavier utiles qui peuvent vous aider à trouver ce que vous cherchez.

• B : Ouvre le menu Cartes. A partir de là, vous pouvez rechercher et passer d’une carte à l’autre.
• / : Ouvre la boîte de recherche. De là, vous pouvez rechercher vos cartes et listes pour accéder directement à la carte de votre choix.
• F : Ouvre la boîte de dialogue de filtrage. De là, vous pouvez filtrer les cartes par mots-clés, étiquettes, membres ou date d’échéance. Tout ce qui ne correspond pas à vos critères sera masqué jusqu’à ce que vous supprimiez les filtres.

Il existe d’autres raccourcis clavier utiles que vous pouvez utiliser pour tout faire, de l’ajout de dates d’échéance et d’étiquettes au déplacement ou à l’édition de cartes. Certains d’entre eux ne vous font gagner qu’un clic ou deux, mais les raccourcis de recherche seront les plus utiles. Vous pouvez trouver une liste complète des raccourcis clavier de Trello ici.

Visualisez vos tâches Trello sur un calendrier (ou utilisez d’autres Power-Ups)

Il est utile de voir les dates d’échéance sur vos cartes, mais vous voudrez peut-être aussi les voir sur une vue calendrier. Par défaut, Trello n’offre pas cette fonctionnalité, mais vous pouvez l’ajouter avec un Power-Up, c’est donc le bon moment pour les présenter. La version gratuite de Trello vous permet d’activer un Power-Up, et la vue calendrier est l’une des plus utiles.

Pour activer le Power-Up du calendrier (ou toute autre
Power-Up), procédez comme suit :

1. Dans la partie droite de l’écran, sous l’icône de votre profil, cliquez sur Afficher le menu.
2. Cliquez sur Power-Ups.
3. Recherchez « Calendrier » et ajoutez le Power-Up Calendrier de Trello. 

Après quoi, vous verrez un nouveau bouton en haut de votre tableau, à côté du bouton Menu, intitulé Calendrier. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la vue du calendrier. Toutes les cartes que vous avez avec les dates d’échéance ci-jointes apparaîtront ici.

La vue Calendrier est l’un des Powers-Ups les plus simples, mais vous pouvez également en ajouter d’autres, beaucoup plus puissants. Par exemple, vous pouvez utiliser le Zapier Power-Up pour ajouter automatiquement des cartes à votre Google Agenda, ajouter des éléments de liste à vos listes Trello, etc.

La force de Trello réside dans sa flexibilité. Vous pouvez l’utiliser comme une simple collection de listes de choses à faire ou comme un système de productivité Kanban complet. Une fois que vous aurez maîtrisé les bases, vous serez en mesure de le plier à n’importe quel système qui fonctionne le mieux pour vous.

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